Teletrabajo por obligación: 5 consejos para no morir en el intento

No somos la única agencia que ha decidido teletrabajar desde la entrada en vigor -primero- del confinamiento obligado y -después- del estado de alerta en toda España. Pero lo que sí podemos decir es que hace muchos años que disfrutamos de la flexibilidad y ventajas de conciliación que aporta el teletrabajo en nuestras oficinas de Barcelona, Madrid y Lisboa. Cierto es que nunca nos habíamos visto obligados a teletrabajar todos al completo, pero aquí está nuestro pequeño granito de arena para ayudar a mejorar la experiencia. 

Elige un buen lugar para teletrabajar

Teletrabajar conlleva muchos cambios respecto al modo de trabajo habitual, que incluye el desplazamiento hasta las oficinas o instalaciones de nuestra empresa. Allí dedicamos las horas correspondientes al desarrollo de nuestra labor profesional y luego regresamos a casa. Y comienza nuestra vida privada. Ese es uno de los primeros cambios que representa el teletrabajo: se diluye la línea que divide nuestra vida privada de nuestra vida profesional. Compartimos espacio con el resto de miembros de nuestro hogar y debemos establecer una separación virtual entre las actividades relacionadas con el trabajo y las que tienen que ver con el hogar, ya que la separación espacial desaparece.

Lo mejor en este caso para establecer esa separación es disponer de un lugar específico donde se desarrolle el teletrabajo, y que no se mezcle con lugares/actividades exclusivas de la vida privada. Esto significa que no hay que trabajar desde la cama, el sofá o la cocina, en la medida de las posibilidades. Y si no queda más remedio, debemos hacerlo procurando que las condiciones de luz, ventilación y ruido sean las más adecuadas. Y, por supuesto, establecer unas reglas en casa para que se respete el espacio/lugar de teletrabajo. (Y eso incluye a los más pequeños).

Respeta la rutina y los horarios

Además de delimitar un espacio para el trabajo, también hay que establecer un tiempo. Y a nuestro cerebro le ayuda mucho mantener una rutina lo más parecida a la de la vida diaria para generar en nuestro cuerpo el estado de alerta y disposición correspondientes al inicio de la jornada laboral. ¿Qué significa esto? Que si te levantas, desayunas, haces un poco de ejercicio, te duchas y te vistes como si fueras a salir de casa iniciarás tu jornada con mejor talante. No es necesario ponerse un traje, pero sí conviene vestirse con ropa de calle, aunque sea cómoda. Recuerda que ahora las reuniones serán por videoconferencia. No querrás que tu mejor cliente te vea con el pijama de Cars 😉

La rutina exige también pequeñas paradas para tomar un té o café, hacer unos estiramientos o dar un pequeño paseo por la casa. Te servirá para diferenciar entre una y otra tarea.

Igualmente debemos hacer a la hora de poner fin a la jornada laboral. Cuando nos desplazamos a la oficina a trabajar el tiempo de retorno a casa se convierte en el paréntesis perfecto para que nuestro cerebro cambie de chip y se ponga en modo “vida privada”. Sin embargo, cuando teletrabajamos no tenemos la posibilidad de dedicar ese tiempo de desplazamiento a desconectar. Así que debemos provocar dicha sensación en nuestro cerebro estableciendo también una rutina de desconexión: despídete de tus compañeros a través de la herramienta de mensajería de grupo que utilicéis, apaga el ordenador, abandona la estancia donde sueles teletrabajar y fuerza esa desconexión. Mañana será otro día.

Utiliza la tecnología a tu favor: productividad y comunicación

Estando en casa es muy fácil despistarse y dedicar a una tarea más tiempo del necesario, o viceversa, ya que los estímulos que recibimos son diferentes a los que procura un ambiente de oficina. Aquí nuestra recomendación es hacer buen uso de las herramientas que la tecnología pone a nuestro alcance para mejorar nuestra productividad. Utiliza un sistema de gestión de proyectos y tiempo, como Toggl, Slack, Trello o Todoist, para asegurarte de que dedicas a cada tarea o cliente el tiempo necesario. La técnica Pomodoro aquí puede ser tu mejor aliado. Programa o automatiza todo lo que puedas para evitar tareas tediosas, como almacenar los correos de un cliente en su carpeta, o recordar a tu equipo que prepare la información necesaria para una reunión (una buena herramienta para esto es ITTT), pero también te servirán las alertas de Google Calendar, Google Keep o cualquier otra herramienta gratuita de este tipo.

Utiliza un buen sistema de videoconferencia para comunicarte con tu equipo: Skype, Google Hangouts, Zoom… Ubica tu equipo en un lugar con buena luz, conecta tus auriculares y compórtate como si estuvieras en una sala de reuniones: respeta los turnos de palabra (no hay nada peor que una videoconferencia con todos hablando a la vez), no te ausentes innecesariamente (nada de levantarse al baño o a coger al gato) ni te distraigas con elementos privados (que estés en casa no significa que no estés trabajando).

No te olvides del factor humano: conversa, comenta y empatiza

Esto es algo que suele ocurrirnos en el trabajo habitual en la oficina, pero que puede convertirse en un verdadero problema cuando se alarga el período en el que debemos teletrabajar: nos vamos desconectando de los compañeros, del espíritu de equipo y de la rutina de la empresa para irnos convirtiendo en unos ermitaños tecnológicos que solo usan el email y los emojis para expresar emociones ?.

Resérvate un rato para hacer una llamada de voz (sí, de voz) a tus compañeros de equipo o clientes para hacer un comentario rápido sobre algún asunto de interés. Dedica algo de tiempo cada día a preguntar a tus compañeros cómo están y cómo va todo. Interésate por sus asuntos personales como si estuvieras tomando un café en la cocina o la cafetería de la oficina. Perder esa conexión emocional es fatal para el trabajo en equipo.

Seguridad, seguridad y seguridad

Aquí tenemos que ponernos el gorro de responsable de IT de nuestra empresa y tomarnos las cosas en serio. Ya utilicemos el ordenador que nos facilitan en el trabajo o bien el nuestro propio, hemos de seguir las mismas normas de seguridad que exigiríamos en nuestro puesto habitual:

• No te conectes a redes gratuitas, pirateadas o desconocidas. No sabes si hay enemigos de lo ajeno buscando datos sensibles. O simplemente crackers aburridos con ganas de fastidiar. 
• No compartas el usuario de tu ordenador de trabajo ni utilices el mismo si se trata de tu ordenador de casa. Lo más sensato en este caso es crear un perfil solo para el trabajo con las reglas de seguridad correspondientes. 
• No dejes el ordenador desatendido, sobre todo si hay niños pequeños en casa. ¿Quién no ha descubierto a su pequeño imitando a mamá mientras aporrea el teclado como si no hubiera un mañana? 
• Cada día guarda todo tu trabajo y apaga el ordenador o cierra la sesión de tu usuario de trabajo. Cada día. ¿No querrás perder parte del trabajo realizado por un olvido, verdad?
• Probablemente hayas firmado un acuerdo de confidencialidad que incluye no divulgar información sobre los clientes, procesos internos o datos sensibles de tu empresa. Eso significa que nadie debe tener acceso a las carpetas, documentos ni conversaciones con tus compañeros, equipo o clientes. Nadie. Ni siquiera ese vecino tan simpático o el mejor amigo de tu hijo mayor. ¿De acuerdo? 😉

Esto es solo un ejemplo de algunas de las herramientas, consejos y trucos que en Canela utilizamos para conseguir que nuestro trabajo en casa sea un camino de rosas, pero seguro que tú tienes algo que decir. ¿Nos cuentas en los comentarios cómo lo está afrontando tu empresa?