Teletrabalho por obrigação: 5 dicas para ultrapassar este desafio
Não somos a única agência que decidiu começar a trabalhar de casa mesmo antes do Governo decretar Estado de Alerta. Mas podemos afirmar que já há muitos anos que disfrutamos das vantagens e da flexibilidade do teletrabalho nos nossos escritórios de Lisboa, Barcelona e Madrid. Também temos que admitir que nunca nos tínhamos visto na situação de estarmos TODOS a trabalhar a partir de casa, mas deixamos aqui algumas dicas para melhorar a sua experiência.
Escolha um bom local para trabalhar
Trabalhar remotamente implica muitas mudanças no que diz respeito ao modelo de trabalho tradicional, tais como a deslocação até ao escritório. Chegados ao escritório, dedicamos o nosso tempo à vida profissional e no final do dia, voltamos para casa onde começa a nossa vida pessoal. Esta é uma das primeiras mudanças que representa o teletrabalho: a linha que separa a nossa vida profissional da vida pessoal dilui-se. Em casa, partilhamos o espaço de trabalho com os restantes membros da família e é importante estabelecer a separação virtual entas as atividades relacionas com o trabalho e as que estão ligadas à família, já que a separação espacial desaparece.
O melhor, neste caso, para estabelecer essa separação é dispor de um local específico para trabalhar, que não se misture com as atividades familiares. Isto significa que, dentro do possível, não é boa ideia trabalhar na cama, no sofá ou na cozinha. Devemos também procurar sempre que as condições de luz, ventilação e som sejam as mais adequadas. E, claro, estabelecer regras em casa para que se respeito o espaço de trabalho de cada um (e isso inclui os mais pequenos).
Respeite a rotina e os horários
Para além de delimitar um espaço para o trabalho, também é importante estabelecer um tempo. Ao nosso cérebro ajuda muito manter a rotina normal para transmitir ao nosso corpo o estado de alerta e disposição correspondentes ao início da jornada laboral. O quê que isso significa? Que se se levantar da cama, tomar o pequeno-almoço, fizer exercício, tomar banho e se vestir como se fosse sair de casa, iniciará a jornada com melhor humor. Não é necessário vestir a sua melhor roupa, mas sim, convém vestir “roupa da rua”, mesmo que seja mais cómoda. Lembre-se que agora as reuniões serão por videoconferência, e não vai querer que os seus clientes o vejam com o pijama do Cars ?.
A rotina exige também pequenas paragens para tomar um chá ou um café, esticar as pernas ou fazer um pequeno passeio pela casa. Pode servir igualmente para fazer a passagem de uma tarefa para outra.
Também o devemos fazer no final do dia de trabalho. A viagem de retorno a casa é o parêntesis perfeito para que o nosso cérebro mude o chip para a “vida privada”. No entanto, quando teletrabalhamos não temos a possibilidade de ter esse tempo. Portanto, devemos provocar essa sensação no nosso cérebro através de uma rotina de desconexão: despeça-se dos seus colegas através da plataforma de conversa que estejam a utilizar, desligue o computador, saia do local onde estava a trabalhar e force essa desconexão. Amanhã é outro dia.
Utilize a tecnologia a seu favor: produtividade e comunicação
Estando em casa é muito fácil distrair-se e dedicar mais tempo do que o necessário a uma tarefa, ou vice-versa, já que os estímulos que recebemos são diferentes aos de um ambiente de escritório. Neste ponto, a nossa recomendação é fazer um bom uso das ferramentas tecnológicas que tem ao seu alcance para melhorar a produtividade. Utilize um sistema de gestão de projetos e tempo, como Toggl, Slack, Trello o Todoist, para assegurar que dedica a cada cliente ou tarefa o tempo necessário.
A Técnica Pomodoro aqui pode ser a sua melhor aliada. Programe ou automatize tudo o que possa para evitar tarefas mais aborrecidas como armazenar os e-mails de um cliente numa pasta ou recordar a equipa que prepare a informação necessária para uma reunião (uma boa ferramenta para isso é o IFTTT), mas também serão úteis os alertas do Google Calendar, Google Keep ou qualquer outra ferramenta gratuita deste tipo.
Utilize um bom sistema de videoconferência para comunicar com a sua equipa: Skype, Google Hangouts, Zoom…Escolha um local com boa luz, conecte os auriculares e comporte-se como se estivesse numa sala de reuniões: respeite a vez de falar de cada um (não há nada pior do que uma videoconferência com todas as pessoas a falar ao mesmo tempo), não se ausente desnecessariamente (nada de se levantar para ir à casa de banho) nem se distraia com elementos privados (estar em casa não significa não trabalhar).
Lembre-se fator humano: converse, comente e estime
Isto é algo que acontece diariamente no nosso local de trabalho, mas que se pode tornar num verdadeiro problema quando toda a equipa está na sua própria casa: acabamos por nos ir desligando dos nossos colegas, do espírito de equipa e da rotina da empresa para nos convertermos nuns eremitas tecnológicos que só utilizam o e-mail e os emojis para expressar emoções ?.
Reserve um bocadinho do seu dia para fazer chamadas de voz (sim, de voz) aos seus colegas de equipa ou clientes, nem que seja só para fazer um comentário rápido. Dedique algum tempo a perguntar os seus colegas como estão e como está a correr o seu dia. Interesse-se pelos assuntos pessoais deles tal e qual como se estivessem a tomar café na copa. Perder essa conexão emocional é fatal para o trabalho em equipa.
Segurança, segurança e segurança
Aqui temos que pôr o chapéu de responsáveis de IT da nossa empresa e levar as coisas a sério. Já que estamos a utilizar o computador da empresa para nosso uso pessoal, temos que seguir as mesmas normas de segurança exigidas no nosso posto de trabalho habitual:
- Não se conecte a redes gratuitas, pirateadas ou desconhecidas. Nunca se sabe se há por perto pessoas à procura de dados sensíveis ou simplesmente hackers
- Não desvie a atenção do computador, sobretudo se tem crianças em casa. Quem nunca apanhou o filho a imitar os pais a carregar em todas as teclas do computador como se não houvesse amanhã?
- No final de cada dia guarde todo o seu trabalho e desligue o computador. Não vai querer perder tudo o que fez por um esquecimento pois não?
- Provavelmente assinou um acordo de confidencialidade que inclui não divulgar as informações dos seus clientes, processos internos ou dados sensíveis da empresa. Isso significa que ninguém deve ter acesso às suas pastas, documentos nem conversas com os colegas ou clientes. Ninguém. Nem sequer aquele vizinho simpático ou melhor amigo do seu filho. De acordo? ?
Isto são só alguns exemplos de ferramentas, conselhos ou truques que utilizamos na Canela para conseguirmos que o nosso teletrabalho seja um caminho de rosas, mas de certeza terá os seus próprios métodos. Conte-nos nos comentários como está a sua empresa a gerir esta situação!