Poco a poco, los eventos presenciales van regresando a nuestras agendas, con todas las medidas de precaución necesarias. Sin embargo, esto no significa que los eventos virtuales vayan a desaparecer. Al contrario, todo parece apuntar a que el futuro está en los eventos híbridos, que combinan ambas opciones y ofrecen experiencias más completas, exclusivas y satisfactorias a los asistentes. Te contamos cómo serán estos eventos tras la pandemia.
Más eventos, pero de menor tamaño
Ante la incertidumbre que supone organizar grandes eventos globales en un contexto de riesgo de contagio fluctuante y restricciones para los viajes, la tendencia será organizar más eventos a lo largo del año, de menor tamaño, más cercanos y especializados. Por ejemplo, mediante “spin-off” de eventos actuales como la Smart City Expo surgida del Mobile World Congress; o los múltiples eventos derivados del Web Summit de Lisboa (RISE Conference en Hong Kong, Collision en Toronto, SURGE en Bangalore y MoneyConf en Dublín).
Otra opción serán los eventos distribuidos, es decir, que tienen lugar en varias sedes a la vez para reducir los desplazamientos y las aglomeraciones. Por ejemplo, el evento IACC Americas Connect 2021 (una conferencia que reúne a los responsables de recintos feriales y centros de exposiciones) se celebró simultáneamente en cuatro ciudades de los Estados Unidos. Todas las ubicaciones estaban conectadas mediante una plataforma virtual y la fórmula logró incrementar la asistencia un 9% respecto a la edición celebrada en 2019.
Eventos híbridos de más alcance
Aunque los eventos vuelvan a celebrarse presencialmente, sus equivalentes virtuales han llegado para quedarse. Fórmulas como la retransmisión online de las sesiones o las plataformas de eventos virtuales han demostrado ser capaces de aumentar el alcance e impacto de las convocatorias, llegando a más asistentes que no pueden asistir en persona. También permiten potenciar el networking y el seguimiento de los contactos tras el evento.
La realidad virtual y la realidad aumentada van a jugar asimismo un papel cada vez más importante en los eventos. Plataformas como Gather ofrecen interesantes posibilidades para organizar presentaciones, conferencias y demostraciones en línea que complementen a los eventos presenciales. Y en el horizonte se vislumbran los metaversos de Facebook, Microsoft y otros, que permitirán crear mundos virtuales donde celebrar eventos de todo tipo.
Los datos como moneda de cambio
Parece claro que tardaremos un tiempo en recuperar las cifras de asistencia previas a la pandemia. Una manera de incentivar la asistencia a los eventos presenciales será reducir o incluso eliminar las tarifas de inscripción. Por ejemplo, las entradas más caras para el MWC 2022 costarán hasta 800 euros menos que en 2019, y en la edición de 2021 se ofrecieron tickets básicos desde solo 21 euros para los visitantes locales. En muchas ferias especializadas, son los expositores quienes asumen el coste de las entradas, para invitar a sus contactos a asistir y asegurarse de que haya una buena afluencia a sus estands.
Eso sí, el acceso “gratuito” tiene un precio: el registro previo es obligatorio y requiere facilitar una serie de datos personales y profesionales. Esta información es posteriormente usada por los organizadores de eventos y las empresas expositoras para realizar campañas de e-mail marketing o de redes sociales que les permiten llegar a los clientes potenciales. El Big Data hará que esta información sea todavía más valiosa para conocer mejor el mercado. ¡Los datos serán cada vez más la moneda de cambio para asistir a eventos presenciales!
La experiencia y la formación, las claves
Si antes de la pandemia ya era difícil conseguir que los profesionales abandonaran el día a día de su trabajo para asistir a un evento, con las medidas de seguridad que se requieren actualmente, ahora todavía se lo piensan más antes de apuntarse a una convocatoria. Por eso es imprescindible aumentar el valor añadido que ofrecen los eventos presenciales.
Por una parte, esto implica cuidar al máximo la experiencia de los asistentes, con una ubicación atractiva, un formato ameno, actividades de networking, etc. Por la otra, los participantes esperan que su asistencia genere un retorno medible y justificable ante su empresa. Por ejemplo, incrementar sus conocimientos o capacidades, establecer contactos, etc. En este sentido, los eventos orientados a la formación (como conferencias, seminarios o workshops) ganan peso frente a los eventos comerciales, presentaciones de producto, etc.
Mayor compromiso social y medioambiental
Los aspectos sociales y medioambientales tienen cada vez más peso en las decisiones de compra de los consumidores, y esto también se aplica a los eventos. Por eso es cada vez más habitual que estas actividades incorporen propuestas y contenidos relacionados con la sostenibilidad, la igualdad de género, la integración de personas con discapacidad, etc.
Desde elegir una ubicación respetuosa con el medio ambiente a minimizar los residuos o incorporar perspectivas de género o diversidad cultural en la agenda, hay muchas formas de hacer que tu próximo evento tenga una mayor dimensión social y medioambiental. A su vez, esto hará que resulte más especial y atractivo, para los asistentes y para los medios.
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