Después del parón de la pandemia y la recuperación de los eventos presenciales en los últimos años, parece que hemos llegado a un punto de equilibrio. La tendencia de este año son menos encuentros, convocatorias más reducidas y contenidos aún más cuidados y personalizados, que se sirven de Internet para lograr una mayor difusión. ¡Si estás pensando en organizar un evento este año, estos son los formatos que están triunfando!
Eventos reducidos para la prensa
La fragmentación de las audiencias y la reducción de las plantillas en los medios de comunicación han tenido un notable impacto en los eventos con periodistas. Las tradicionales ruedas de prensa masivas se están sustituyendo por formatos con aforos reducidos y enfoques más personalizados. Por ejemplo, desayunos de prensa, entrevistas individualizadas, visitas de los portavoces a las redacciones de los medios o convocatorias híbridas que combinan la asistencia presencial y virtual.
Estas tipologías permiten encontrarse con menos periodistas, pero hacerlo de una manera más cercana, lo cual se adapta a las apretadas agendas de los periodistas y,a su vez, permite incrementar los niveles de asistencia a las convocatorias. Al mismo tiempo, los periodistas consiguen acceso a una información más personalizada y exclusiva, lo que les facilita generar una cobertura informativa adaptada a los intereses de su audiencia.
Eventos masivos con influencers
En el otro extremo tenemos los eventos con influencers, los cuales adquieren cada vez mayores dimensiones en cuanto a participación. Aunque el formato puede variar, la idea es reunir a un grupo de personas influyentes de un mismo ámbito, o que comparten intereses similares, para participar en una fiesta, viaje o actividad. Con bastante frecuencia, se incluye la posibilidad de que también asista un cierto número de seguidores, que acceden mediante un concurso o convocatoria en social media.
Eso genera un elevado engagement en las redes sociales, que arranca con gran antelación respecto a la celebración del evento. El resultado es una asistencia muy superior a la que se logra con cualquier otro tipo de evento de marca. Un ejemplo de hasta dónde llega la capacidad de convocatoria de este tipo de evento es la masiva afluencia y elevada repercusión de la final de la Kings League, la cual logró reunir a más de 92.000 espectadores en el Camp Nou de Barcelona.
Eventos sostenibles y con valores
La Responsabilidad Social Corporativa se ha convertido en un pilar estratégico básico de las marcas. Esto se refleja cada vez más en los eventos de las empresas, donde la sostenibilidad y los valores juegan un papel central. Por un lado, se intenta que tengan un impacto mínimo en el medioambiente, mediante la elección de espacios sostenibles, el uso de materiales reciclados, la compra de productos locales y el ahorro energético. Esto se extiende también a los eventos en la vía pública, donde es un requisito habitual incluir planes de limpieza y restauración del espacio cedido.
Por otro lado, las marcas quieren que el evento no tenga solo contenido promocional, sino que también transmita los valores que desean promover. Para ello, es habitual colaborar con ONG y entidades sociales que aporten un propósito con el que el público pueda sentirse identificado: desde la regeneración de espacios naturales al apoyo a colectivos vulnerables. Debemos, sin embargo, ser muy cuidadosos a la hora de comunicar este tipo de colaboraciones para que no sean percibidas como “green washing”. Solo si los valores que queremos transmitir fluyen desde dentro de la organización hacia fuera y son coherentes con el tipo de evento planeado estaremos en posición de comunicarlas proactivamente. Es importante que como empresa trabajemos muy bien nuestros valores y criterios de sostenibilidad internamente antes de transmitirlos hacia el exterior.
Eventos virtuales como contenido
El éxito de ferias como el MWC 2023 confirma que los encuentros presenciales continúan siendo imprescindibles. Pero eso no significa que los formatos virtuales pierdan fuelle o no tengan su papel, más bien lo contrario. Los eventos virtuales actuales van más enfocados al consumo como contenido. Es decir, no aspiran a sustituir a un evento presencial, sino a ofrecer a quienes no pueden asistir la posibilidad de acceder al contenido, ya sea en tiempo real o en diferido.
Pero que su aparente simplicidad frente a un evento presencial no nos engañe. Para organizar un evento de este tipo por parte de una marca, hay que trabajar con una planificación tan cuidada como en un evento presencial. El acto debe tener una duración definida, diversidad de participantes y puntos de vista, una puesta en escena adecuada, intervenciones bien preparadas y la figura de un presentador/moderador que dinamice la sesión y dé voz a los asistentes.
Eventos corporativos de team building
Ahora que ocho de cada diez empresas han adoptado alguna modalidad de trabajo híbrido, los eventos corporativos juegan un papel cada vez más esencial en la creación y cohesión de los equipos. Lo importante ya no es tanto elegir un entorno lujoso o realizar una actividad llamativa, sino tener la posibilidad de pasar tiempo de calidad con los compañeros.
Para ello, se busca un equilibrio entre las sesiones informativas o de formación. Por ejemplo, en Canela contamos con sesiones de formación periódicas denominadas “Let’s Talk About…”, en las que miembros del equipo o expertos externos nos hablan sobre su conocimiento y experiencias en temas relacionados con el mundo de la comunicación. Estas sesiones se alternan con actividades lúdicas para establecer lazos y construir equipos. En este sentido, nosotros organizamos una vez al año el denominado “Canela AwayDay”, una jornada presencial para todo el equipo con el objetivo de celebrar el aniversario de la compañía, compartir tiempo juntos y comentar el plan estratégico de la agencia de cara a los próximos meses.
Al igual que ocurre en los eventos de marca, cada vez más se incorporan criterios de sostenibilidad y valores. Por ejemplo, optar por alojamientos ecológicos y destinos cercanos que reduzcan las emisiones de CO2 y supongan un impacto positivo para el tejido empresarial local.
¿Tienes previsto asistir a algún evento este año? ¡Cuéntanos cuál en redes sociales!
